Die meisten Cloud-basierten Anbieter bieten Administratoren Back-End-Tools an, mit denen sie Einstellungen vornehmen, Änderungen vornehmen und neue Benutzer hinzufügen können. Es sind jedoch nicht alle Kundenportale gleich. Wenn es darum geht, agil zu bleiben und die Flexibilität Ihres Unternehmens zu verbessern, macht die Schnittstelle, über die Sie Ihre Kommunikation verwalten, den Unterschied.
Der Ansatz von Broadview bei der Entwicklung unseres neuen Kundenportals MyOfficeSuite basiert darauf, wie der Endbenutzer auf die kritischen Anwendungen und Funktionen des Systems zugreifen und diese nutzen muss.
Hier sind die sieben Punkte, die wir gelernt haben und nach denen Sie in Ihrem nächsten Kundenportal Ausschau halten sollten.
Zentralisierte Technologie. Viele Unternehmen skalieren heute schnell ihre Nutzung von Cloud-basierten Diensten. Während das Telefonsystem möglicherweise das erste in der Cloud war, wurden bei gehosteten E-Mails, Faxen, Videokonferenzen und sogar gebührenfreien Diensten hohe Akzeptanzraten verzeichnet. Glücklicherweise benötigen Sie nicht mehr mehrere Systeme und Anmeldungen, um auf alle zuzugreifen und diese zu verwalten. Suchen Sie nach einem System, mit dem Sie die Verwaltung und Nutzung all Ihrer Dienste zentralisieren können, indem Sie einen zentralen Zugriffspunkt auf alles haben, was Sie benötigen. Dadurch werden Ihre Administrations- und Supportprozesse erheblich rationalisiert.
Intuitives Design. Zeit ist alles im Geschäft. Ein Kundenportal mit intuitivem Design erleichtert die Verwendung für Manager und Mitarbeiter und macht IT-Support überflüssig. Broadview entschied sich für eine Widget-basierte Architektur, sodass bestimmte Geschäftsanwendungsfälle wie das Überprüfen von Voicemail oder das Hinzufügen von Benutzern zu einer Anrufgruppe gut sichtbar und leicht zugänglich sind. Das Letzte, was Sie haben möchten, ist ein komplexer Menübaum oder ein hierarchisches System, das schwer zu navigieren ist.
Anpassungsfähigkeit. Die heutigen Arbeitskräfte sind mobilisiert. Keiner von uns kann es sich leisten, an seinen Schreibtisch gebunden zu sein. Daher muss jede Plattform, die Sie in Betracht ziehen, dem Arbeitsstil Ihres Unternehmens entsprechen. Ihr webbasiertes Portal und die entsprechenden Dienste sollten auf jedem Ihrer Geräte zugänglich sein und gleich funktionieren: Smartphones, Laptops, Tablets, IPads® und Desktops, sodass Sie nicht mehr im Büro sein oder Änderungen an Ihrem Tischtelefon vornehmen müssen.
Berechtigungsbasierte Steuerelemente. Um die Sicherheit und in einigen Branchen die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, haben verschiedene Mitarbeiter und Abteilungen unterschiedliche Funktionen und Befugnisse. Mit einem Kundenportal, das Ihnen anpassbare Benutzerprofile basierend auf individuellen Benutzerpersönlichkeiten bietet, können Administratoren Mitarbeitern Zugriff gewähren, um die für ihre Rolle geltenden Funktionen selbst zu verwalten. Obwohl es gut ist, über Optionen zu verfügen, können Sie durch die Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen spezifisch zu definieren, skalieren und wachsen. Stellen Sie sich vor, Sie erstellen die richtige Berechtigung, damit Ihr ausgelagerter Buchhalter Ihre Rechnung einfach herunterladen und bezahlen kann.
Benutzerzentrierte Funktionalität. Einfach und schnell ist das, wonach wir alle suchen, wenn wir alles verwalten, was mit unserem Geschäft zu tun hat. Ihr Kundenportal sollte benutzerzentrierte Technologien wie Drag & Drop-Funktionen, das Festlegen individueller Einstellungen, das Hinzufügen neuer Services und das Vornehmen von Änderungen selbst bieten, um die Belastung Ihrer IT-Ressourcen zu verringern. Mit MyOfficeSuite kann jeder Mitarbeiter mit den richtigen Berechtigungen per Mausklick Telefonnummern wählen, Grüße hochladen, abhören und aufzeichnen, Rechnungen bezahlen, Anrufe weiterleiten, Kurzwahlen auf seinem Tischtelefon einrichten, Voicemail abhören und Kontakte importieren , alles von einer zentralen Website, die auf jedem Gerät verfügbar ist.
Unterstützung. Bei mehreren Standorten kann es schwierig sein, Probleme zu verwalten und den Support für jeden Ihrer einzelnen Services und Standorte zu kontaktieren. Ihr Kundenportal sollte mit einem Klick Zugriff auf den Support bieten, live chatten, Support-Tickets öffnen und anzeigen, auf die Online-Community zugreifen, Video-Tutorials ansehen und Support-Sicherheiten für jeden Ihrer Services herunterladen. Wir sind noch einen Schritt weiter gegangen, indem wir nicht nur Administratoren, sondern auch Mitarbeiter direkt unterstützen. Jeder kann unseren Online-Chat nutzen, um Antworten zu erhalten oder Fragen in unserer Online-Community zu stellen.
Zusammenarbeit. Viele Unternehmen haben mehrere Standorte und Mitarbeiter, die reisen. Daher ist es eine Win-Win-Situation, ein Portal zu finden, das Ihre Konnektivität über Standorte hinweg verbessert. Funktionen, die auf allen Websites funktionieren, wie Echtzeitpräsenz, die die Verfügbarkeit jedes Ihrer Mitarbeiter vor der Kontaktaufnahme anzeigt, Intercom und die Möglichkeit, eine Videokonferenz online zu initiieren oder daran teilzunehmen, ermöglichen es Ihrem Team, in Verbindung zu bleiben und problemlos zusammenzuarbeiten egal wo sie sind.
Eine vordefinierte Checkliste mit den gewünschten Funktionen und Geschäftsanforderungen, die Ihr Unternehmen zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe benötigt, ist hilfreich, um zu entscheiden, welche Services und Anbieter für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.
